(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、本町における文書の処理及び作成に関し必要な事項を定めるものとする。

(文書処理及び作成の原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(課長の職責)

第3条　各課(出納室を含む。以下同じ。)の長(出納室にあっては会計管理者。以下「課長」という。)は常に職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正に、かつ、速やかに処理されるよう留意し、事務処理の促進に努めなければならない。

(文書取扱者)

第4条　各課に文書取扱者を置く。

(総務課長の職責)

第5条　総務課長は、文書の処理及び作成に関する事務が、この規程に基づいて適正に、かつ、速やかに行われるよう常にその指導及び改善に努めなければならない。

(到着文書の処理)

第6条　到着した文書及び物品(小包便及び貨物便によるものをいう。以下同じ。)は総務課で収受し、次により処理しなければならない。

(料金未納の郵便物)

第7条　料金未納又は不足の文書若しくは物品が到着したときは、官公署の発信に係るものその他必要と認めるものに限り、その料金を支払して、これを収受することができる。

(文書の受領)

第8条　第6条の規定により配布を受けた文書は、当該課の文書取扱者が文書件名簿に登載し、その文書に文書番号を記入するものとする。ただし、軽易な文書は受付日付印のみを押し、文書件名簿の登載等を省略することができる。この場合において、その他の配布簿によるものにあっては、当該簿冊の受領欄に押印した上、速やかに総務課に返却しなければならない。

(総務課への回付)

第9条　各課で第6条及び前条の規定による手続を経ない文書を受け取った場合及び配布簿により配布を受けた書留等の文書で、その内容が普通文書と同様の取扱いを必要とするときは、当該文書を総務課に回付し、第6条第1項第1号に規定する手続を経なければならない。ただし、当該文書が秘密又は特別の取扱いを要する場合は、この限りでない。

(秘密文書等の取扱い)

第10条　秘密又は特別の取扱いを要する文書及び庁内間の往復文書は、各課で適宜整理簿を設け処理するものとする。

(配布文書の処理)

第11条　配布を受けた文書は、直ちに課長が閲覧し、処理の方針を示して、文書取扱者に交付し、速やかに、その処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な文書については、課長において、あらかじめ上司の閲覧に供し、その指示を受けてするものとする。

第12条　前条の規定により交付を受けた文書は、文書取扱者又は当該事務を担当する職員(以下「担当者」という。)において、速やかに、起案、供覧その他の必要な処置をとらなければならない。

(起案)

第13条　事案の処理は、原則として起案用紙にその処理案を記載してしなければならない。

(供覧)

第14条　交付を受けた文書が、前条の規定による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものは、当該文書の上部余白に「供覧」と朱記し、関係者の閲覧に供するものとする。

(起案に当たっての注意)

第15条　起案に当たっては、次に掲げるところによらなければならない。

(起案用紙)

第16条　起案用紙の使用に当たっては、次に掲げるところによらなければならない。

(回議)

第17条　起案書は、決裁区分の定めるところにより、起案者から順次直属の上司を経て町長その他の決裁責任者(阿賀町事務決裁規程(平成17年阿賀町訓令第4号)第2条第2号に規定するものをいう。)の決裁を受けなければならない。

(合議)

第18条　起案の内容が他の部課に関係を有する場合は、当該起案書をその関係課長に合議しなければならない。

(法規審査)

第19条　起案書のうち次に掲げるものは、総務課長に合議しなければならない。

(回議及び合議の促進)

第20条　回議及び合議に当たって起案書の回議欄に認印する課員の範囲は、当該起案の意見決定に必要な最少限度とし、原則として、回議にあっては主務係係長、課長、合議にあっては合議を受けた課の課長のみとする。

(起案内容の修正)

第21条　起案書の記載事項のうち用字、用語、文体等の表記上の問題を除き、その内容を訂正した者が、その箇所に認印しなければならない。

(決裁月日の記入)

第22条　決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)には、決裁者又は起案者において、所定の欄に決裁月日を記入しておかなければならない。

(未完結文書の整理及促進)

第23条　文書は、未完結(未処理及び未決を含む。以下同じ。)のものと完結したものを区別して整理しておかなければならない。

(文書の施行)

第24条　原議は、特に指示がある場合を除き、直ちに浄書発送等の方法により施行しなければならない。

(浄書及び校合)

第25条　文書の浄書は、当該文書を立案した課において実施するものとする。

(公印及び契印)

第26条　発送する文書には、公印を押し、原議と契印しなければならない。ただし、文書等の性質上押印が必要でないと課長等が認めたものについては、公印及び契印を省略することができる。

(発送依頼の手続)

第27条　文書を発送しようとするときは、各課において当該文書を、宛先を記載した封筒に入れ、又は帯封をし、必要により親展、書留等の表示をし、総務課に回付するものとする。

(発送の実施)

第28条　前条に掲げる文書及び電報の発送又は発信は、総務課において発送、発信の手続をとらなければならない。

(文書件名簿の整理)

第29条　文書を発送したときは、当該事業が文書件名簿の記載を省略されているものを除き、各課において文書件名簿の処理経過欄に当該事業についての収受の記載を含め、発送(収受)月日、あて先等を記入し、完結したものにあっては完結欄に月日を記入し、その処理経過及び完結の状況を明らかにしておかなければならない。

(通則)

第30条　処理完結した文書は、別に定める種別によって整理及び保存しなければならない。

(各課における整理及び保管)

第31条　文書は、各課において一事案ごとに取りまとめ、前条に規定する区分に従って整理し、仮とじ(ファイルによる整理等を含む。以下同じ。)をしておかなければならない。

(編集及び製本)

第32条　文書(第30条第5項に規定するものを除く。以下この節において同じ。)は、各課において1年分を取りまとめ、編集及び製本をしなければならない。

(文書保存の担任区分)

第33条　編集及び製本を終えた文書は、総務課が各課から引継ぎを受けて保存するものとする。ただし、主務課に常置する必要のある文書は、その課において保存することができる。

(保存文書の引継ぎ)

第34条　各課が前条第1項の規定により、文書を総務課に引き継ぐ場合は、書面によってしなければならない。

(書庫への格納)

第35条　総務課長は、引継ぎを受けた文書を書庫に格納しなければならない。

(保存文書の借覧)

第36条　文書(前条の規定による保存文書をいう。以下この節において同じ。)を借覧しようとする者は、総務課へ申請しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第37条　保存の期限を経過した文書は、総務課において主務課長に合議の上、上司の決裁を経て廃棄しなければならない。

(保存文書の臨時廃棄)

第38条　永久保存の文書又は保存期限を経過しない文書であっても、総務課長と主務課長が協議の結果、保存の必要が消滅したと認めたものは、上司の決裁を経て廃棄することができる。

(廃棄に当たっての注意事項)

第39条　総務課長は、前2条に規定する廃棄に当たっては、他に漏らしては支障があると認められるもの又は印影を移用されるおそれのあるものについては、その焼却、溶解等必要な処置をとらなければならない。

(各課保存文書の処理)

第40条　第33条ただし書の規定による各課保存文書は各課長において必要に応じ、その保存期限を延長又は短縮することができる。

(文書の種類)

第41条　町において作成する文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

(文書の書き方)

第42条　文書は、次に掲げるものを除き左横書きとする。

(文書の番号)

第43条　文書には、条例、規則、告示、訓令、訓及び内訓にあっては法令番号簿による法令番号を総務課で、指令、達及び往復文にあっては文書件名簿による文書番号を主務課において付さなければならない。

(文書の記号)

第44条　前条に規定する文書番号には、次表に規定する記号を付さなければならない。

(秘番号及び内番号)

第45条　往復文のうち、秘密に属するもの及び本庁内に限り往復するものは、前2条の規定にかかわらず、各課において第9条の規定により備え付けた整理簿の番号を記入して用いるものとする。

(文書の発信者名)

第46条　文書の発信者名は、原則として、町長名を用いなければならない。ただし、その内容及びあて先により、役場名を用いることができる。

(文書の書式用例)

第47条　文書の書式、用例は、別に定める。

(表記の基準)

第48条　文書の用字、用語、文体等は、次に掲げる表記の基準によるものとする。

(帳簿等の様式)

第49条　この規程に定める文書処理に関する帳簿、日付印及び用紙の様式は、別に定める。

(公印の取扱い)

第50条　公印の制式、管理及び使用については、この規程に定めるもののほか、阿賀町公印規程(平成17年阿賀町訓令第6号)の定めるところによる。

(勤務時間外の文書事務の取扱い)

第51条　勤務時間外における当直員の文書処理手続及び公印の取扱いについては、阿賀町職員服務規程(平成17年阿賀町訓令第13号)の定めるところによる。